Việc đặt “file excel quản lý bán hàng online” và “phần mềm quản lý bán hàng online” lên bàn cân để so sánh là một việc cần thiết cho những người kinh doanh online. Bởi đây sẽ là cơ sở giúp họ quyết định đúng đắn, đâu sẽ là công cụ để hỗ trợ họ, cùng nhau đồng hành trên con đường kinh doanh online. Hãy tham khảo bài viết, để lựa chọn cho mình một công cụ hỗ trợ nhé
1. Định nghĩa
( Nhiều công cụ ra đời nhằm hỗ trợ công việc của con người trong đó có các công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng)
Quản lý bán hàng online bằng file excel là một công cụ khá quen thuộc đối với những ai trong nghề. Có thể nói đây là công cụ hỗ trợ con người đầu tiên không chỉ là trong quản lý bán hàng mà hầu hết các công việc cần tính toán. Vậy quản lý bán hàng online bằng file excel là việc sử dụng chương trình xử lý bằng máy tính, người dùng sử dụng các công thức hàm để thuận tiện cho việc tính toán. Khi áp dụng vào quản lý bán hàng, nó sẽ hỗ trợ bạn thiết lập báo cáo tài chính, tính toán số sách, tính toán tiền lương cho nhân viên, tổng hợp lợi nhuận thu được hàng tháng…
Phần mềm quản lý bán hàng online là một phần mềm được thiết lập trên các thiết bị thông minh nhằm thực hiện công việc quản lý bán hàng online. Bao gồm hỗ trợ thực hiện các chức năng như là: quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng… Nếu file excel thực hiện trên máy tính có tải excel thì phần mềm quản lý bán hàng sẽ thực hiện trên mọi thiết bị thông minh, miễn là bạn tải phần mềm này về.
2. So sánh sự khác nhau giữa file excel quản lý bán hàng online và phần mềm quản lý bán hàng.
· Về giá cả
Hoàn toàn miễn phí đối với việc quản lý bán hàng online bằng file excel. Bạn có thể tải excel về máy tính bàn hoặc laptop. Thực hiện công việc quản lý bán hàng bằng cách thiết lập các file bán hàng sao cho phù hợp với mục đích sử dụng.
( Excel là công cụ đầu tiên hỗ trợ con người trong việc quản lý bán hàng)
Ngược lại, nếu muốn sử dụng tốt phần mềm quản lý bán hàng với các chức năng nâng cao, bạn cần chi trả cho nhà phát triển một khoản tiền. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ thực hiện những chức năng cơ bản của một phần mềm quản lý bán hàng. Thì có thể tìm hiểu một vài phần mềm hỗ trợ bạn miễn phí. Bạn cũng nên cân nhắc vấn đề này nhé!
· Tính bảo mật
Tính bảo mật của việc quản lý bán hàng online bằng file excel không cao. Bởi việc lưu số liệu vào file excel trên máy tính. Do vậy, số liệu dễ dàng bị xóa bởi người dùng hoặc có thể bị mất do máy tính nhiễm virus. Đối với công việc của bất kỳ một mô hình kinh doanh nào thì việc mất dữ liệu, có thể là mối đe dọa cho doanh nghiệp bởi những người xấu. Hơn nữa, việc sử dụng một thời gian dài, khiến dung lượng file trở nên quá nặng. Muốn mở file cũng phải mất tới mấy phút.
( Tính bảo mật của các phần mềm quản lý bán hàng online rất cao)
Ngược lại, tính bảo mật của các phần mềm quản lý bán hàng online lại rất cao. Hầu hết các phần mềm bán hàng hiện nay đều sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Đây là mô hình điện toán sử dụng các công nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng Internet. Hiểu một cách đơn giản, thì các phần mềm quản lý này lưu thông tin vào các đám mây. Tức là Internet. Do đó, việc bảo mật thông tin chặt chẽ hơn và khó có thể mất. Ngoài ra, việc lưu trữ số liệu trên điện toán đám mây. Nên phần mềm vẫn có thể chạy êm ru, cho dù số liệu thông tin có nhiều đến đâu.
· Tính hiệu quả
Quản lý bán hàng bằng excel chỉ cho phép con người thực hiện chức năng tính toán. Vì bản chất của excel là khả năng tính toán hoàn hảo. Do vậy, việc quản lý này không được cho là hiệu quả so với công nghệ thông tin hiện nay.
( Quản lý bán hàng bằng excel chỉ cho phép con người thực hiện chức năng tính toán)
Ngược lại, tính hiệu quả của phần mềm bán hàng online lại rất cao dựa vào các chức năng của nó. Đó là một phần mềm tích hợp rất nhiều chức năng mà khi nhìn vào. Bạn sẽ bị choáng ngợp trước sự hữu ích của nó. Một vào chức năng của phần mềm bán hàng online. Thứ nhất, quản lý số liệu: bao gồm số lượng hàng hóa đầu ra; xuất vào, tồn kho. Thứ hai, lập báo cáo định kỳ, từ đó đưa cho nhà kinh doanh hướng đi đúng đắn. Thứ ba, quản lý nhân viên, bạn có thể giao việc cho nhân viên; giám sát nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả thông qua phần mềm. Thứ tư, chăm sóc khách hàng. Lưu lịch sử giao dịch, gửi thông báo khuyến mại đến khách hàng cũng là chức năng của phần mềm
· Tính lưu động
Quản lý bán hàng online bằng file excel khá là phức tạp nếu trong trường hợp bạn muốn xem thông tin mà không có thiết bị cài đặt excel. Trên thực tế, nhiều thiết bị thông minh không thể tải được file excel. Do vậy, bạn khó có thể xem xét thông tin một cách dễ dàng và thuận lợi. Hơn nữa, các bảng của file excel khá là dài, nên rất là khó khi xem trên điện thoại.
( Phần mềm quản lý bán hàng có tính lưu động rất cao)
Ngược lại, phần mềm quản lý bán hàng có tính lưu động rất cao. Bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu. Chỉ cần kết nối với mạng Internet là bạn có thể quản lý bán hàng nhanh chóng.
· Tính sử dụng
Bạn cần biết kiến thức chắc chắn về excel, thì bạn mới có thể tạo lập các file, viết các công thức hàm để thực hiện tính toán. Điều này đòi hỏi bạn sẽ mất một khoản thời gian dài để học trước khi bắt tay vào việc thực hiện quản lý. Hơn hết, nhiều công thức tính toán khó, sẽ khiến bạn thấy lo lắng về cách sử dụng.
Ngược lại, khi sử dụng phần mềm bán hàng, bạn sẽ mất khoảng thời gian ban đầu để nhập số liệu cũng như hướng dẫn nhân viên. Tuy nhiên, việc hướng dẫn cũng đơn giản hơn và ai cũng có khả năng để thông thạo phần mềm. Hơn nữa, khi bạn gặp sự cố, thay vì một mình loay hoay tìm cách sửa chữa. Thì bạn có thể gọi điện đến tổng đài của phần mềm để được hỗ trợ.
Trên đây là toàn bộ những điểm so sánh của hai công cụ hỗ trợ bán hàng là quản lý bán hàng bằng file excel và quản lý bán hàng bằng phần mềm. Chắc hẳn, qua đây bạn cũng có thể lựa chọn cho cửa hàng mình một công cụ hỗ trợ phải không nào?
